POLITIQUES ET PRATIQUES DE GOUVERNANCE

INFORMATIONS DÉTAILLÉES SUR LES POLITIQUES ET PRATIQUES DE GOUVERNANCE DE DIMENSION TRANSPORT INC.

PRÉAMBULE

Notre entreprise œuvre dans le domaine du Transport de Marchandises. 

Nous accordons une très grande importance à la confidentialité et à la sécurité des renseignements personnels et la protection de ceux-ci est l’une de nos plus grandes priorités. Nous avons mis en place des politiques et pratiques de gouvernance dont vous trouverez ici les grandes lignes et non pas leur contenu exact. En effet, nous ne divulguons pas spécifiquement les mesures et pratiques mises en place sur notre site Web afin de veiller à la protection des renseignements personnels que nous détenons et de ne pas divulguer d’informations qui permettraient de faciliter la survenance d’incidents de confidentialité. Pour plus d’informations nous vous invitons à contacter notre responsable des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin des présentes.

Nous entendons par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Ne sont pas visés par nos politiques et pratiques de gouvernance les renseignements personnels qui concernent l’exercice d’une fonction par une personne au sein d’une entreprise.

Notre entreprise recueillant des renseignements personnels par le biais de moyens technologiques dont notre site Web, nous avons adopté une Politique de confidentialité ainsi qu’une Politique de gestion des témoins, lesquelles sont disponibles sur le site Web de notre entreprise. 

ANALYSE

Afin de mettre en place ses politiques et pratiques de gouvernance, notre entreprise a procédé à l’inventaire des renseignements personnels collectés, les moyens par lesquels ils sont collectés, quand ils sont collectés, auprès de qui ils sont collectés, pour qui ils sont collectés et à une analyse des fins auxquelles ceux-ci sont nécessaires à notre entreprise dans le cadre de nos activités. 

Nous avons également déterminé comment nous utilisons vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités et à qui nous communiquons vos renseignements personnels.

Nous avons établi comment sont conservés vos renseignements personnels pendant toute la durée où nous les détenons, combien de temps ceux-ci sont conservés par notre entreprise et la manière dont nous les détruisons. 

Nos politiques et pratiques de gouvernance encadrent donc notre entreprise et nos employés dans la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels en établissant les rôles et responsabilités de chacun ainsi que le traitement des plaintes, des demandes d’accès et rectification ainsi que des incidents de confidentialité. 

COLLECTE ET UTILISATION 

Nous avons déterminé que les renseignements personnels suivants peuvent être recueillis dans le cadre de nos activités en personne, par téléphone, par courriel, par des formulaires papiers et par notre site Web, uniquement auprès de la personne concernée et ce dans le cadre des activités de l’entreprise. Selon la nécessité, les renseignements personnels suivants sont collectés :

Nom et prénomEmploi, Cv, Diplôme 
Date de NaissanceSalaire
Numéro d’assurance SocialeNuméro de compte bancaire
Adresse DomicileSpécimen de Chèque
Numéro de téléphoneDossier de conduite
Adresse CourrielPermis de conduire
Sexe 

Nous avons établi que les fins pour lesquelles nous utilisons et communiquons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités sont les suivantes :

  • Procéder à l’ouverture de votre dossier client;
  • Procéder à l’ouverture de votre dossier employé;
  • Procéder à l’ouverture d’un intermédiaire en transport;
  • Communiquer avec vous relativement aux services requis;
  • Communiquer avec vous au sujet de tout changement apporté à nos programmes et à leur fonctionnement ainsi qu’à nos politiques; 
  • Recevoir et traiter des demandes d’emploi;
  • Pour respecter nos obligations légales; 

Nous avons mis au point des procédures et documents afin d’obtenir un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques pour chacune des finalités que nous avons identifiées dans le cadre de notre analyse. 

Nous avons mis en place des procédures sur notre site Web et un formulaire auprès de nos employés afin d’aviser et d’obtenir le consentement de la personne concernée en lien avec la technologie utilisée par l’entreprise qui permet d’identifier, de localiser la personne,

notamment avec la mise en place de GPS dans les véhicules fournis à nos employés qui ne doivent être utilisés que dans le cadre de leurs fonctions. Les GPS ne transmettent pas de données en temps réel et les employés sont avisés de la présence de ce dispositif et de la manière de l’activer.

COMMUNICATION

Nous avons établi des catégories d’employés au sein de notre entreprise et déterminé quelles catégories d’employés doivent avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leur fonction. 

Nous avons identifié les tiers à qui sont communiqués les renseignements personnels et mis en place des procédures afin d’obtenir le consentement de la personne concernée lorsque requis. Il s’agit notamment d’applications utilisées dans le cadre de nos activités sur notre site Web, des tiers pour de la maintenance ou du support informatique, pour le service de paies, pour la souscription à la police d’assurance collective, pour l’envoi de colis ou encore pour effectuer une destruction sécuritaire des renseignements personnels.

Il est possible que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, et dans ce cas, nous avons convenu d’ententes écrites avec les tiers pour veiller à leur protection. 

CONSERVATION ET DESTRUCTION

Nous avons répertorié tous les emplacements, les supports et les lieux où nous conservons vos renseignements personnels et nous avons procédé à la mise en place de mesures de sécurité physiques, informatiques, techniques et administratives appropriées selon les normes en vigueur pour protéger vos renseignements personnels. 

Il est possible que les renseignements personnels soient conservés à l’extérieur du Québec, et dans ce cas, nous avons convenu d’ententes écrites avec les tiers pour veiller à leur protection. 

Nous avons déterminé combien de temps nous gardons les renseignements personnels, de quelle manière et à quelles fins. Nous avons mis en place un calendrier de destruction des renseignements personnels et sélectionné les moyens utilisés pour procéder à leur destruction de manière sécuritaire. 

MESURES MISES EN PLACE

Nous avons également mis en place différentes procédures dans nos politiques et pratiques de gouvernance pour veiller à la protection et la gestion de vos renseignements personnels dont :

  • La nomination d’un responsable des renseignements personnels et d’une boite courriel dédiée à cet effet; 
  • La signature par nos employés et fournisseurs ayant accès aux renseignements personnels que nous détenons ou à nos locaux d’un engagement de confidentialité; 
  • Le maintien et l’implantation de mesures informatiques notamment contre la cybercriminalité;
  • Le maintien et l’implantation de codes d’accès et de mots de passe uniques changés régulièrement;
  • Le choix de fournisseurs et d’applications ayant des mesures en place pour la protection des renseignements personnels; 
  • La mise en place de mesures afin que les locaux de l’entreprise assurent la confidentialité des renseignements personnels; 
  • La création d’une politique de télétravail pour s’assurer de la confidentialité des renseignements personnels;
  • La création d’une procédure lors du départ d’un employé notamment afin que soient retirés tous ses accès; 
  • La création d’une politique de confidentialité et une politique de gestion des témoins pour les renseignements personnels collectés par l’entreprise par des moyens technologiques; 
  • La création d’une grille pour procéder aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requises; 
  • La création d’une procédure lorsque la personne concernée retire son consentement à l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels;
  • La création d’une procédure et de formulaires pour le traitement des demandes d’accès et de rectification;
  • La création d’une procédure de traitement des plaintes;
  • La création d’un registre des incidents de confidentialité; 
  • La sensibilisation régulière de nos employés sur l’importance de la confidentialité des renseignements personnels et leur protection;
  • La mise en place de formations sur la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels détenus par l’entreprise à nos employés;
  • La révision annuelle des politiques et pratiques de gouvernance, de la politique de confidentialité, de la politique de gestion des témoins ainsi que de tous les autres documents, procédures, politiques mis en place dans le cadre de celles-ci; 

TRAITEMENT DES PLAINTES

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous devez le faire par écrit à l’attention du responsable des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous. Le responsable des renseignements personnels communiquera avez-vous dans les 10 jours ouvrables de la réception de la plainte afin de discuter de celle-ci. Lors de l’appel téléphonique, une rencontre sera fixée afin de parvenir à une entente. Si la rencontre devait échouer, et que vous y consentez, un processus de médiation pourrait vous être offert.

RESPONSABLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: RP

Veuillez contacter notre responsable des renseignements personnels pour toute question ou tout commentaire en lien avec les présentes politiques et pratiques, la Politique de confidentialité et la Politique de gestion des témoins, ou à l’égard de vos renseignements personnels ainsi que pour toute demande accès ou de rectification, par courriel, téléphone ou par la poste aux coordonnées suivantes :

RESPONSABLE RP

Superviseur ventes et logistique

2025, route Saint-Alphonse, Saint-Bruno, QC, G0W 2L0

rp@dimensiontransport.com

1 888 785-3260  poste 403

418 669-4008     poste 403

MISES À JOUR

Les politiques et pratiques de gouvernance peuvent être mises à jour de temps à autre. Les avis de modifications de celles-ci seront publiés sur notre site Internet. 

Les politiques et pratiques de gouvernance sont à jour au 1 octobre 2023.